Contestazione disciplinare

Obblighi e vincoli nelle contestazioni disciplinari

Quando un lavoratore viola uno o più obblighi derivanti dal contratto di lavoro, dal regolamento aziendale affisso in azienda, oppure per violazioni di norme di legge o di doveri fondamentali, il datore di lavoro può intervenire tramite contestazione disciplinare e sanzionare il dipendente.

In questa dinamica è fondamentale che il codice disciplinare sia affisso ed esposto pubblicamente nella bacheca aziendale. Questa affissione è obbligatoria: in sua assenza, qualsiasi sanzione disciplinare comminata al lavoratore sarà considerata nulla e priva di effetto (l’unica eccezione a questa regola si verifica quando il dipendente infrange disposizioni di legge).

In questo articolo andremo ad esplorare tutte le peculiarità della contestazione disciplinare, per comprendere al meglio caratteristiche, vincoli, sanzioni ed opportunità.

Addentriamoci, dunque, in questo argomento, per tentare di dispiegare tutti i dubbi e fare luce sulle zone grigie che lo contraddistinguono, così da dare una visione chiara e precisa a lavoratori e datori di lavoro.

Contestazione disciplinare – Definizione e Iter da seguire

La contestazione disciplinare è una comunicazione scritta, tramite la quale, il datore di lavoro, contesta un comportamento scorretto del lavoratore per la violazione di:

• obblighi derivanti dal contratto di lavoro,
• regolamento aziendale affisso in azienda,
• codici disciplinari previsti dal contratto collettivo di lavoro (anch’esso deve essere affisso)
• norme di legge o doveri fondamentali,

⭐ Per una procedura semplificata e lineare, tutti gli obblighi e codici disciplinari, possono essere racchiusi all’interno di un unico regolamento aziendale perfettamente redatto e aggiornato. Organizzare e ottimizzare tale questione, grazie a un servizio di consulenza del lavoro efficiente, è il primo passo per una perfetta gestione della contestazione disciplinare.

Una volta che il lavoratore ha commesso una delle infrazioni di cui sopra, il datore di lavoro deve seguire un iter preciso e rispettare dei vincoli particolari, altrimenti la contestazione disciplinare risulterà illegittima.

I vincoli della contestazione disciplinare

Per essere considerata legittima, la contestazione disciplinare deve essere:

• Tempestiva;
• Precisa;
• Immutabile.

Per quanto concerne la Tempestività: è necessario che tra il momento in cui il datore di lavoro viene a conoscenza del comportamento del lavoratore e la contestazione disciplinare passi un lasso di tempo ragionevolmente breve. Dunque, l’imprenditore dovrebbe procedere con la comunicazione scritta e l’apertura del procedimento disciplinare nel minor tempo possibile.

Tuttavia non vi è un’indicazione chiara e ufficiale riguardante il periodo massimo che deve intercorrere tra l’avvenuta conoscenza del fatto e l’avvio del procedimento disciplinare. Per questo, dovranno essere considerate la complessità dell’evento e dell’organizzazione aziendale.

Sulla Precisione: il datore di lavoro ha l’obbligo di specificare dettagliatamente tutte le informazioni in suo possesso atte a descrivere la condotta contestata. Dovrà indicare il giorno, l’ora, il luogo ed ogni altro elemento utile a descrivere dettagliatamente il fatto contestato, allegando (anche in fase di procedimento penale) tutti i dettagli e le informazioni in suo possesso. In pratica, chi legge la contestazione deve comprendere perfettamente e incontrovertibilmente che cosa è accaduto.

Infine, per immutabilità, si intende l’impossibilità di cambiare la descrizione dei fatti, una volta aperta la contestazione. Nonostante il datore di lavoro possa allegare ulteriori informazioni, dettagli e prove durante il procedimento disciplinare, è essenziale che la versione dei fatti e la descrizione della violazione, restino coerenti nel tempo.

Contestazione disciplinare per iscritto

La contestazione disciplinare deve avvenire per iscritto e può essere trasmessa al lavoratore tramite due modalità di notifica:

• Consegna a mano: In questo caso il datore di lavoro (o un suo rappresentante), devono consegnare la contestazione scritta al lavoratore, richiedendo la firma per avvenuta ricezione. Nel caso il lavoratore si rifiutasse di ricevere la lettera di contestazione, il datore di lavoro, in presenza di un testimone, sarebbe tenuto a leggere ad alta voce il contenuto della lettera al dipendente chiamato in causa. In quest’ultimo caso si consiglia di scrivere, sul retro della lettera di contestazione, che il lavoratore si è rifiutato di riceverla e sottoscriverla. È necessario poi inoltrarla al domicilio del lavoratore con raccomandata A/R.

ATTENZIONE: il lavoratore non potrebbe rifiutarsi di ricevere documenti che riguardino il rapporto di lavoro e, pertanto, tale comportamento potrà essere eventuale oggetto di ulteriore contestazione disciplinare.

• Invio di raccomandata con ricevuta di ritorno: Si tratta di un metodo più dispendioso, ma nettamente più sicuro ed efficace. In questo caso, se il lavoratore si rifiutasse di ritirarla, una volta che la lettera risulterà in “pronta giacenza” presso l’ufficio postale, la notifica della stessa può considerarsi perfezionata.

La difesa del lavoratore

Il lavoratore, può presentare la propria difesa in forma scritta o orale.

Tale difesa deve essere richiesta direttamente dal lavoratore entro 5 giorni di calendario dalla conoscenza della contestazione (i CCNL potrebbero però prevedere anche un tempo più lungo, ad esempio 10 giorni).

Il dipendente può, dunque, chiedere di essere sentito personalmente per la sua difesa e in questo caso il datore di lavoro non potrà rifiutare tale richiesta, pena l’illegittimità della sanzione eventualmente irrogata. L’unica possibilità per il datore di lavoro di respingere tale richiesta è che gli sia stata presentata oltre i termini previsti

Il lavoratore deve presentare tale richiesta e presenziare alla propria difesa, con l’eventuale supporto di un rappresentante sindacale. Il dipendente non ha la possibilità di richiedere l’assistenza del proprio legale di fiducia, a meno che il datore di lavoro non vi acconsenta.

Sanzioni e conseguenze per il lavoratore

I CCNL prevedono due tipi di sanzioni principali:

Sanzioni Conservative

Generalmente applicate per le violazioni più lievi, comprendono:

1. Il rimprovero verbale: Un semplice richiamo, privo di effettive conseguenze. Può essere una buona iniziativa, lasciare una traccia scritta del rimprovero verbale, in quanto, anche se inflitto per lievi trasgressioni, è pur sempre una sanzione disciplinare e potrà pesare, in futuro, su l’istituto della recidiva.
2. Il rimprovero scritto: Il richiamo viene consegnato direttamente in forma scritta al dipendente. Non comporta particolari conseguenze, ma è comunque più grave del rimprovero verbale.
3. La multa fino a 4 ore: Consiste nella trattenuta in busta paga dell’importo corrispondente ad un massimo di 4 ore di retribuzione base. Viene utilizzata in caso di mancanze più gravi o recidività.
4. Sospensione dal servizio con privazione della retribuzione fino a 10 gg: Il lavoratore viene sospeso dal servizio e viene interrotta l’erogazione retributiva per l’intera sua durata.

Sanzioni Non conservative

1. Il licenziamento: Il licenziamento per giustificato motivo soggettivo e giusta causa rappresentano la conseguenza per le mancanze più gravi ed è applicabile solo in in ipotesi predeterminate.

IMPORTANTE: le sanzioni possono essere comminate solamente dopo che il lavoratore ha presentato le proprie difese oppure, se non l’ha fatto, non prima che siano scaduti i termini entro il quale le può manifestare.

ATTENZIONE: controllare sempre il CCNL per verificare quanti giorni di tempo ha il lavoratore per presentare le proprie difese (per legge ha minimo 5 giorni).

⭐I Giorni da considerare sono quelli di calendario, non quelli lavorativi. Si inizia a contare tali giornate dal giorno successivo a quello di ricezione della lettera di contestazione e se il termine cade in un giorno festivo questo è prorogato al primo giorno non festivo successivo.

Come gestire le contestazioni disciplinari nella tua impresa

La contestazione disciplinare è uno strumento particolarmente delicato che dev’essere progettato e gestito nei minimi particolari per evitare qualsiasi tipo di contenzioso o rivendicazione del lavoratore.

Il primo passo per prevenire le criticità derivanti dalla contestazione disciplinare, è redigere un regolamento aziendale chiaro e completo in tutte le sue parti (al’interno di questo, possono essere integrati anche i codici disciplinari previsti dal contratto collettivo di lavoro). 

E’ inoltre obbligatorio che il codice disciplinare sia affisso in un luogo facilmente accessibile e di transito per tutti i lavoratori. La mera consegna del codice disciplinare all’atto dell’assunzione o la messa a disposizione dello stesso sul sito web aziendale non è sufficiente.

Infine è sempre importante tenere a mente i 3 presupposti principali per una contestazione disciplinare lecita, ovvero: Tempestività, Precisione e Immutabilità.

La prevenzione e l’eventuale gestione della contestazione disciplinare, sono tra gli argomenti più importanti e attuali nell’amministrazione del personale. Ecco perché, affidarsi a uno Studio di consulenza del lavoro, come Studio Campesato, può aiutare la tua impresa ad amministrare obblighi, regolamenti e controversie nel modo più lecito, sicuro e conveniente.

Nel caso avessi delle domande sulla gestione della contestazione disciplinare puoi visitare la pagina relativa alle FAQ nella quale diamo risposta alle domande che il nostro staff riceve più spesso.

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Il presente articolo, non essendo rivolto agli specialisti del diritto del lavoro, è stato deliberatamente redatto con un linguaggio semplice e uno stile divulgativo, senza l’ambizione di esaurire l’argomento trattato.