Prospetto informativo disabili: la guida completa per i datori di lavoro – obblighi, procedure e scadenze
Il prospetto informativo disabili 2025 è un documento obbligatorio che tutti i datori di lavoro (pubblici e privati) con almeno 15 dipendenti, devono compilare entro il 31 gennaio di ogni anno. Questo strumento viene utilizzato per dichiarare la situazione occupazionale dell’azienda, così da permettere al Ministero del Lavoro e agli enti preposti, di verificare l’effettiva conformità dell’impresa stessa verso gli obblighi di legge in materia di inclusione lavorativa (Legge 68/1999).
Ma chi deve compilare questo prospetto? Quali sono le scadenze, i vincoli e le sanzioni per chi trasgredisce a tale obbligo?
In questo articolo scopriremo le risposte a queste e ad altre domande inerenti al prospetto informativo disabili 2025.
Cos’è il prospetto informativo disabili
Normato dall’articolo 3 del Decreto ministeriale 2 novembre 2010, il prospetto informativo disabili, è un documento informatico obbligatorio utilizzato per dichiarare lo stato occupazionale dell’azienda in riferimento al 31 dicembre dell’anno precedente.
Ogni azienda che abbia almeno 15 dipendenti, sarà dunque tenuta a compilare e inviare telematicamente questo documento, così da dichiarare il numero di lavoratori portatori di disabilità in rapporto al totale dei dipendenti assunti. E’ importante precisare che sono tenute a presentare il prospetto informativo disabili le sole aziende che abbiano almeno 15 dipendenti e solo nel caso in cui vi siano state delle variazioni nella situazione occupazionale tali da incidere sulla cosiddetta quota di riserva destinate alle categorie protette.
In particolare, il prospetto deve riportare:
- il numero complessivo dei dipendenti computabili in forza al 31/12 dell’anno precedente
- la quota di riserva prevista dalla legge per le categorie protette
- il numero di lavoratori con disabilità effettivamente assunti
- eventuali posizioni scoperte e motivate, in base a esoneri o convenzioni stipulate
⭐ Nota: Le imprese con 15 dipendenti sono obbligate ad avere in organico almeno 1 lavoratore con disabilità.
Chi è obbligato a presentare il prospetto informativo?
Sono obbligate a presentare il prospetto le imprese private, gli enti pubblici economici e non economici, le cooperative che:
- hanno almeno 15 dipendenti
- hanno subito variazioni nella forza lavoro che ha influito sugli obblighi di assunzione delle categorie protette.
Come viene calcolata la quota di riserva?
La quota di riserva è il numero di posti riservati a lavoratori con disabilità o facenti parte di categorie protette, che ogni azienda è obbligata ad assumere. Per stabilire la quota di riserva viene fatto un calcolo sulla base della quota totale dei lavoratori in forza nelle diverse unità produttive (detta anche base di computo).
Ma quali sono i lavoratori computabili e quelli non computabili per stabilire la quota di riserva?
Lavoratori computabili
Per stabilire la base di computo (al fine del calcolo della quota di riserva) devono essere considerati:
- tutti i lavoratori subordinati assunti
- i lavoratori a tempo parziale: in proporzione all’orario “part-time” in essere al 31 dicembre
- i lavoratori intermittenti (a chiamata): anch’essi calcolati in proporzione all’orario di lavoro effettivamente svolto nell’arco di ciascun semestre.
Lavoratori non computabili
Non rientrano nella base di calcolo della quota di riserva i lavoratori:
- disabili occupati, assunti ai sensi della stessa Legge n. 68/1999
- disabili occupati, non assunti per il tramite delle strutture del collocamento obbligatorio
- occupati con contratto a tempo determinato di durata fino a 6 mesi
- occupati con contratto a tempo determinato assunti in sostituzione di lavoratori a tempo indeterminato, indipendentemente dalla durata del contratto
- divenuti inabili allo svolgimento delle proprie mansioni per infortunio o malattia
- che si sono invalidati successivamente all’assunzione per infortunio sul lavoro o malattia professionale
- assunti con contratto di inserimento o reinserimento
- somministrati da Agenzie di Lavoro operanti esclusivamente all’estero
- a domicilio
- acquisiti per passaggio di appalto
- in telelavoro
- del sottosuolo e adibiti a trasporto del minerale
- direttamente operanti nei montaggi industriali o impiantistici
- che operano in cantieri edili
- impegnati in lavorazioni che comportano il pagamento di un tasso di premio, ai fini INAIL, pari o superiore al 60 per mille
- distaccati da altra azienda
Oltre a:
- Soci di cooperative di produzione e lavoro
- Dirigenti
- Apprendisti
- Tirocinanti e stagisti
- Personale viaggiante e navigante che lavora in aziende che operano nel settore del trasporto aereo, marittimo, terrestre e dell’autotrasporto
- Addetti al trasporto nel settore edile
- Personale direttamente adibito alle aree operative di esercizio e regolarità dell’attività di trasporto, settore degli impianti a fune
- Personale non amministrativo impiegato in servizi di polizia, di protezione civile e di vigilanza privata
- Soggetti impegnati in lavori socialmente utili Collaboratori coordinati e continuativi
- Partite IVA
- Ricercatori universitari a tempo determinato e indeterminato
Chi non è obbligato a presentare il prospetto informativo disabili 2025
Non devono presentare il prospetto:
- Le aziende con meno di 15 dipendenti.
- Le aziende che non hanno subito variazioni nella forza lavoro nell’anno di riferimento tali da incidere nelle quote di riserva.
Numero di lavoratori disabili in base alla quota dei dipendenti
Come detto in precedenza, le aziende che hanno almeno 15 dipendenti sono obbligate ad assumere dei lavoratori con disabilità o appartenenti a categorie protette.
Il numero di lavoratori tutelati dalla legge 68/99 varia, in misura crescente, all’aumentare dei dipendenti in forza nell’azienda.
Nello specifico:
- tra 15 e 35 dipendenti = 1 lavoratore con disabilità
- da 36 a 50 dipendenti = 2 lavoratori con disabilità
- oltre 50 dipendenti in misura pari almeno al 7% del personale in forza
Quando e come va presentato il prospetto?
Il computo dell’organico aziendale, sul quale viene calcolata la quota di riserva, va effettuato alla data del 31 dicembre.
Mentre il prospetto informativo va presentato entro il 31 gennaio dell’anno successivo a quello di riferimento.
Se non ci sono state variazioni nella forza lavoro non è necessario presentare il prospetto, anche se l’azienda è soggetta agli obblighi di assunzione.
Come presentare il prospetto informativo disabili
Il prospetto informativo disabili 2025 può essere inviato esclusivamente in modalità telematica, attraverso i servizi informatici messi a disposizione da ciascuna Regione (per la Regione Veneto www.cliclavoroveneto.it).
Per accedervi sarà necessario collegarsi con le proprie credenziali SPID o CIE e selezionare il servizio CO_Veneto – Comunicazioni Obbligatorie > PROSPETTO INFORMATIVO L.68/99.
Il prospetto si articola in 4 sezioni (chiamate Quadri), così suddivisi:
- Compilazione Quadro 1 – dati aziendali
a. dati del prospetto informativo
b. dati aziendali
c. indicazione dati sulla gradualità
d. indicazione sulla sospensione a carattere nazionale per mobilità
e. assunzioni mediante pubblica selezione - Compilazione Quadro 2 – dati provinciali
a. dati relativi alla provincia ove sono presenti le unità operative o la sede legale
b. dati relativi al personale in forza
c. dati relativi al personale dipendente
d. dati relativi al personale non dipendente
e. Elenco dei lavoratori computabili nella quota di riserva
f. posti di lavoro disponibili
g. compensazioni territoriali
h. sospensioni
i. gradualità
j. esonero
k. esonero parziale autorizzato (art.3 L. 68/99)
l. esonero autocertficato 60 per mille (art.3-bis L. 68/99) - Compilazione Quadro 3 – convenzioni in atto
a. riepilogo
b. riepilogo nazionale
c. elenco riepilogativo provinciale - Compilazione Quadro 4 – Dati di invio
Compilazione Quadro 2 del Prospetto Informativo Disabili (con schermate esempio)
È il Quadro 2 quello più importante in quanto in questa sezione che il datore di lavoro deve compilare tutti i dati relativi al personale a livello provinciale, raggruppando i dati di tutte le unità produttive del territorio provinciale, indicando:
• n° lavoratori in forza
• il dettaglio dei lavoratori disabili a tempo pieno e part time
• Lavoratori occupati in Telelavoro (art.23, D.Lgs.80/2015)
• dettaglio part time e intermittenti (senza riproporzionamento in funzione dell’orario di lavoro)
• categorie escluse
• disabili in forza
• categorie protette in forza
• posti lavoro disponibili, esoneri, sospensioni, compensazioni gradualità e convenzioni
Le istruzioni ufficiali su come compilare i vari campi, le trovate a questo link
Ulteriori informazioni le potete trovare alle seguenti pagine ministeriali:
- pagina nazionale delle FAQ in materia di prospetto informativo
- pagina nazionale di FAQ in materia di calcolo della base di computo
Sanzioni per mancata presentazione o irregolarità del prospetto informativo
E’ prevista una sanzione di €702,43 per il mancato invio del prospetto informativo disabili.
A questo importo, verranno addizionati € 34,02 per ogni ulteriore giorno di ritardo.
La sospensione dell’obbligo di assumere lavoratori disabili
In seguito alla riforma degli ammortizzatori sociali, ad oggi, è possibile ottenere la sospensione dell’obbligo di assunzione di lavoratori disabili in caso di:
• riorganizzazione aziendale;
• crisi aziendale, ad esclusione, a decorrere dal 1° gennaio 2016, dei casi di cessazione dell’attività produttiva dell’azienda o di un ramo di essa;
• contratto di solidarietà.
⭐ Nota: L’invio telematico del prospetto informativo disabili è previsto anche per le imprese che abbiano ottenuto la sospensione dell’obbligo di assunzione dei lavoratori disabili.
Consigli pratici per gestire al meglio l’obbligo del prospetto informativo disabili
Come organizzarsi per rispettare scadenze e obblighi
Per assicurarsi una migliore organizzazione ed evitare di commettere errori o dimenticare le scadenze è possibile:
- Scadenzare regolarmente tutti gli obblighi e gli adempimenti. In questo caso il 31 dicembre per il conteggio dell’organico aziendale e il 31 gennaio come scadenza per la presentazione del prospetto informativo disabili.
- Monitorare costantemente la forza lavoro: il datore di lavoro deve sempre avere un’idea precisa e completa dello stato dell’organico della propria azienda. Solo in questo modo (rivedendo regolarmente il numero di assunzioni, dimissioni/licenziamenti, trasformazioni del rapporto di lavoro) sarà possibile evitare errori, ritardi e imprecisioni.
- Delegare tali responsabilità ai responsabili risorse umane: coloro che hanno a disposizione una figura interna all’azienda, come ad esempio il responsabile delle risorse umane, possono delegare questi compiti e ottenere così la garanzia di un controllo continuo e costante sulla conformità normativa.
- Familiarizzare e utilizzare gli strumenti digitali: i responsabili che si dedicheranno a questi adempimenti, devono imparare ad utilizzare agilmente i portali telematici e le piattaforme online, in modo da trovare facilmente le sezioni da compilare, evitando al contempo errori tecnici o procedurali.
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Il presente articolo è stato deliberatamente redatto con un linguaggio semplice a scopo divulgativo e senza la pretesa di esaurire l’argomento trattato.
FAQ su prospetto informativo disabili 2025
- Che cos’è il prospetto informativo disabili?
Il prospetto informativo disabili è un documento informatico che le aziende devono presentare per dichiarare la propria situazione rispetto agli obblighi di assunzione di persone con disabilità, come previsto dalla Legge n. 68/1999. - Chi deve presentare il prospetto informativo disabili?
Sono obbligate a presentare il prospetto tutte le aziende che:
• Hanno almeno 15 dipendenti.
• Hanno subito variazioni nella forza lavoro rispetto all’anno precedente che influiscono anche sulle quote di riserva delle categorie protette. - Quando deve essere inviato il prospetto informativo?
Il prospetto informativo deve essere inviato entro il 31 gennaio, e fa riferimento alla situazione aziendale dell’anno precedente.
Ad esempio: entro il 31 gennaio 2025 deve essere inviato il prospetto informativo disabili riferito al 2024 - Come si invia il prospetto informativo?
Il prospetto informativo disabili può essere inviato esclusivamente in modalità telematica attraverso i servizi informatici messi a disposizione da ciascuna Regione (per la Regione Veneto www.cliclavoroveneto.it). - Quali dati devono essere inclusi nel prospetto?
Il prospetto deve indicare:
• Il numero complessivo dei dipendenti occupati.
• La quota di riserva prevista dalla legge per le categorie protette.
• Il numero di lavoratori con disabilità effettivamente assunti.
• Eventuali posizioni scoperte e motivate, in base a esoneri o convenzioni stipulate - Cosa succede se il prospetto non viene inviato o è incompleto?
La mancata presentazione del prospetto può comportare:
• Sanzione amministrativa di €702,43 per il mancato invio del prospetto informativo disabili.
• A questo importo, verranno addizionati € 34,02 per ogni ulteriore giorno di ritardo. - Le piccole imprese devono presentare il prospetto?
Le imprese con meno di 15 dipendenti non sono obbligate a presentare il prospetto. Tuttavia, se superano questa devono procedere con l’invio. - Dove posso ottenere supporto per compilare il prospetto?
Puoi richiedere assistenza presso un consulente del lavoro qualificato. - Come si calcola la quota obbligatoria di lavoratori con disabilità?
La quota si calcola sul numero totale dei dipendenti:
• tra 15 e 35 dipendenti = 1 lavoratore con disabilità
• da 36 a 50 dipendenti = 2 lavoratori con disabilità
• oltre 50 dipendenti in misura pari almeno al 7% del personale in forza
Autore dell’articolo – Marco Campesato: esperto di diritto del lavoro e della previdenza sociale di Studio Campesato
