L’indennità di trasferta nel 2025: guida aggiornata con novità su indennità, rimborsi e tracciabilità (con esempi)
Ultimo aggiornamento: Aprile 2025
Scopri tutto quello che c’è da sapere sulla trasferta dei dipendenti: come gestire indennità, rimborsi e la normativa fiscale applicabile. Una guida completa per lavoratori, imprenditori e consulenti del lavoro.
Introduzione all’indennità di trasferta
Nell’ambito del lavoro, può capitare che i dipendenti debbano temporaneamente svolgere la loro mansione in un luogo diverso rispetto alla sede abituale. Questo viene comunemente definito come trasferta.
In questa guida aggiornata approfondiremo come gestire indennità e rimborsi delle spese sostenute in trasferta e la particolare indennità erogata ai trasfertisti, soffermandoci su anche sulle recenti novità del 2025.
Trasferta all’interno del Comune della sede di lavoro
Quando un lavoratore viene inviato in trasferta all’interno dello stesso comune della sua sede lavorativa, può avere diritto a indennità e rimborsi spese.
Tuttavia, è importante sapere che queste indennità e rimborsi concorrono a formare il reddito del lavoratore e, pertanto, sono sempre soggetti a tassazione e contributi.
Fanno eccezione solo le spese di trasporto, per le quali è necessario pagare con metodi di pagamenti tracciabili e conservare la documentazione rilasciata dal vettore, come ricevute di taxi o biglietti di autobus e metropolitana.
Trasferta fuori dal territorio comunale
Per le trasferte fuori dal comune della sede di lavoro è garantito un indennizzo disciplinato dal contratto collettivo di riferimento, corrisposto nel rispetto della normativa fiscale, che prevede tre sistemi alternativi di rimborso: analitico, forfettario e misto.
Rimborso spese di trasferta con metodo analitico
Il metodo analitico è una delle modalità di rimborso delle spese sostenute dal lavoratore durante la trasferta. Questo metodo prevede che il lavoratore presenti al datore di lavoro una dettagliata documentazione delle spese effettivamente sostenute, come ad esempio:
- Scontrini dei pasti
- Fatture dell’hotel
- Biglietti di viaggio (aereo, treno, taxi, ecc.)
- Ricevute di pedaggi autostradali e parcheggi
Sulla base di questa documentazione, il datore di lavoro procede al rimborso integrale delle spese sostenute dal lavoratore.
Trattamento fiscale e contributivo
Il rimborso delle spese di trasferta con metodo analitico gode di un trattamento fiscale e contributivo di favore. In particolare:
- Le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, se adeguatamente documentate ed effettuate con metodi di pagamento tracciabile, sono completamente esenti da tassazione e contribuzione.
- Per le altre spese, anche se documentate, esiste un limite di esenzione pari a:
- 15,49 euro al giorno per le trasferte in Italia
- 25,82 euro al giorno per le trasferte all’estero
Questo significa che, entro questi limiti, le spese non concorrono alla formazione del reddito imponibile del lavoratore e non sono soggette a contributi previdenziali.
Vantaggi e svantaggi del metodo analitico
Il metodo analitico presenta alcuni vantaggi e svantaggi rispetto ad altre modalità di rimborso delle spese di trasferta, come ad esempio il metodo forfettario.
Vantaggi:
• Rimborso integrale delle spese effettivamente sostenute dal lavoratore
• Esenzione totale da tasse e contributi per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto
• Maggiore trasparenza e controllo sulle spese sostenute
Svantaggi:
• Necessità di conservare e presentare tutta la documentazione delle spese
• Maggiori adempimenti amministrativi per l’azienda
• Rischio di contestazioni in caso di documentazione incompleta o non confort
Esempio: trasferta di un giorno in Italia
Un dipendente effettua una trasferta di un giorno a Milano per partecipare ad una fiera di settore.
Durante la trasferta sostiene le seguenti spese documentate:
• Biglietto del treno andata e ritorno: € 80
• Pranzo al ristorante: € 25
• Taxi per raggiungere la fiera: € 15
• Altre spese: € 15
In questo caso, il rimborso spese sarà così composto:
• Spese di viaggio (biglietto del treno): € 80 (esenti)
• Spese di vitto (pranzo): € 25 (esenti)
• Spese di trasporto (taxi): € 15 (esenti)
• Altre spese: € 15
Totale rimborso: € 135 (interamente esente da tassazione)
Rimborso forfettario in misura fissa
Il rimborso forfettario in misura fissa è una modalità di rimborso delle spese di trasferta che prevede la corresponsione al dipendente di una somma predeterminata per ogni giorno di trasferta, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute.
Questa somma forfettaria è destinata a coprire le spese di vitto e alloggio del dipendente durante la trasferta.
Importi minimi e trattamento fiscale
Gli importi minimi per il rimborso forfettario delle spese di trasferta sono stabiliti dal contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL) applicato in azienda.
Questi importi godono di esenzioni fiscali e contributive entro determinati limiti:
- Per le trasferte in Italia, l’esenzione fiscale e contributiva è riconosciuta fino a 46,48 euro al giorno.
- Per le trasferte all’estero, l’esenzione fiscale e contributiva è riconosciuta fino a 77,47 euro al giorno.
Gli importi eccedenti questi limiti concorrono a formare il reddito imponibile del dipendente e sono soggetti a tassazione e contribuzione.
Spese di trasporto
È importante sottolineare che, anche in caso di rimborso forfettario, le spese di trasporto documentate e pagate con mezzi tracciabili (biglietti aerei, ferroviari, taxi, ecc.) restano interamente esenti da tassazione e contribuzione, in aggiunta all’importo forfettario giornaliero.
Esempio: trasferta di 2 giorni in Italia
Un dipendente effettua una trasferta di 2 giorni a Roma.
L’azienda applica il rimborso forfettario previsto dal CCNL, pari a 50 euro al giorno.
Durante la trasferta, il dipendente sostiene anche spese di trasporto documentate per 100 euro.
Il rimborso spese sarà così composto:
- Rimborso forfettario per 2 giorni: € 100 (di cui € 92,96 esenti e € 7,04 imponibili)
- Spese di trasporto documentate: € 100 (esenti)
Totale rimborso: € 200 (di cui € 192,96 esenti e € 7,04 imponibili)
Se vuoi imparare a leggere la busta paga e scoprire di più su come funziona la retribuzione, leggi il nostro articolo dedicato, cliccando qui.
Rimborso misto
Il rimborso misto è una modalità di rimborso delle spese di trasferta che combina elementi del rimborso forfettario e del rimborso analitico.
In questo caso, al lavoratore viene corrisposta un’indennità di trasferta fissa, a copertura di alcune spese, e contemporaneamente un rimborso analitico delle spese di vitto e/o alloggio effettivamente sostenute e documentate.
Trattamento fiscale e limiti di esenzione
Quando si applica il rimborso misto, la normativa fiscale prevede una riduzione dei limiti di esenzione giornaliera da tasse e contributi. La riduzione dipende dal tipo di spese rimborsate analiticamente:
- se viene rimborsata analiticamente solo una delle due spese (vitto o alloggio), il limite di esenzione giornaliera è ridotto di un terzo;
- se vengono rimborsate analiticamente entrambe le spese (vitto e alloggio), il limite di esenzione giornaliera è ridotto di due terzi.
Questa riduzione dei limiti di esenzione tiene conto del fatto che parte delle spese sono già coperte dal rimborso analitico e mira ad evitare una duplicazione dei benefici fiscali.
Esempio: trasferta di 3 giorni in Italia con rimborso analitico del vitto
Un’azienda invia un dipendente in trasferta per 3 giorni a Firenze e applica il rimborso misto. L’indennità di trasferta fissa è di 30 euro al giorno, mentre le spese di vitto vengono rimborsate analiticamente. Il dipendente presenta scontrini per pasti per un totale di 120 euro.
Il rimborso spese sarà così composto:
- Indennità di trasferta fissa per 3 giorni: € 90 (di cui € 62,01 esenti e € 27,99 imponibili, considerando il limite di esenzione ridotto di un terzo)
- Rimborso analitico delle spese di vitto: € 120 (esenti)
Totale rimborso: € 210 (di cui € 182,01 esenti e € 27,99 imponibili)
Novità 2025: obbligo di tracciabilità e conseguenze fiscali
Dal 1° gennaio 2025, tutte le spese di trasferta sostenute da dipendenti, collaboratori, soci
e amministratori dovranno essere effettuate attraverso strumenti tracciabili (bonifici, carte di
credito, bancomat, telepass).
La disposizione riguarda:
- Rimborsi analitici per spese di trasporto (non di linea).
- Spese di vitto e alloggio
Attenzione: in caso vengano rimborsate spese di trasferta che sono state effettuate con metodi
di pagamento non tracciabili:
- l’azienda non potrà portare in deduzione tali spese
- il lavoratore subirà l’assoggettamento a imposizione fiscale e contributiva
dei rimborsi ricevuti
Esempio pratico
Un dipendente paga un pranzo da 28 € in contanti e l’azienda gli rimborsa la spesa.
→ per il lavoratore: l’importo è tassato come reddito da lavoro per e non deducibile;
→ per l’impresa: l’importo non è deducibile.
I lavoratori trasfertisti
I trasfertisti sono una particolare categoria di lavoratori che, per la natura stessa della loro attività lavorativa, non hanno una sede fissa di lavoro indicata nel contratto. Questi lavoratori svolgono la propria prestazione in luoghi variabili, spostandosi frequentemente da una località all’altra.
Perché un lavoratore sia qualificato come trasfertista secondo la normativa italiana, devono essere soddisfatti contemporaneamente tre requisiti fondamentali:
1) Mancata indicazione della sede di lavoro nel contratto
Il contratto di assunzione (o la lettera di assunzione) non deve indicare una sede di lavoro fissa e predeterminata. Questo significa che il lavoratore non ha un luogo di lavoro stabilito contrattualmente, ma è assunto con la previsione di svolgere la propria attività in luoghi sempre diversi e variabili;
2) Svolgimento di attività che richiede mobilità continua
L’attività lavorativa deve richiedere una mobilità continua: il lavoratore è tenuto, per contratto, a prestare servizio in luoghi sempre diversi, senza una sede fissa di riferimento. La mobilità non deve essere occasionale, ma strutturale e ordinaria rispetto alle mansioni svolte;
3) Corresponsione di indennità o maggiorazione fissa
Il lavoratore deve percepire, per contratto, una indennità o una maggiorazione retributiva in misura fissa, riconosciuta per tutti i giorni retribuiti. Questa indennità non è legata allo svolgimento di una specifica trasferta, ma è corrisposta a prescindere dal fatto che il dipendente si sia effettivamente spostato o meno.
Indennità fissa per i trasfertisti
A differenza dei lavoratori con sede fissa, che ricevono un rimborso spese o un’indennità di trasferta solo quando effettuano effettivamente una trasferta, i trasfertisti percepiscono un’indennità fissa, indipendentemente dal fatto che abbiano effettivamente svolto una trasferta in un determinato periodo.
Questa indennità fissa ha lo scopo di compensare i disagi e le spese sostenute dai trasfertisti per la loro attività lavorativa “itinerante”, come ad esempio:
- Maggiori spese per i pasti fuori casa
- Spese di alloggio in località diverse
- Costi di trasporto e spostamento frequenti
Trattamento fiscale dell’indennità per trasfertisti
La normativa fiscale prevede un trattamento di favore per l’indennità percepita dai trasfertisti.
In particolare, solo il 50% dell’indennità di trasferta fissa concorre alla formazione del reddito imponibile del lavoratore.
Questo significa che, dal punto di vista fiscale, metà dell’indennità percepita dal trasfertista è esente da tassazione, mentre l’altra metà è soggetta a imposizione fiscale come reddito da lavoro dipendente.
Esempio 1: Rappresentante di commercio
Un rappresentante di commercio ha un contratto di lavoro che prevede un’indennità fissa di trasfertismo di 1.500 euro al mese. In un mese, il rappresentante visita clienti in diverse città, percorrendo in totale 2.500 km con la propria auto.
Dal punto di vista fiscale, il trattamento dell’indennità sarà il seguente:
• 50% dell’indennità (750 euro) è esente da tassazione
• 50% dell’indennità (750 euro) concorre alla formazione del reddito imponibile.
Inoltre, il rappresentante potrà dedurre dal proprio reddito i costi relativi all’utilizzo dell’auto per l’attività lavorativa (carburante, manutenzione, ammortamento, ecc.), secondo le regole previste per i lavoratori autonomi.
Esempio 2: Tecnico di assistenza
Un tecnico di assistenza per un’azienda di macchinari industriali ha un contratto di lavoro che prevede un’indennità fissa di trasfertismo di 1.000 euro al mese. In un mese, il tecnico effettua interventi di manutenzione e riparazione presso diversi clienti, soggiornando in alberghi per un totale di 10 notti.
Dal punto di vista fiscale, il trattamento dell’indennità sarà il seguente:
• 50% dell’indennità (500 euro) è esente da tassazione
• 50% dell’indennità (500 euro) concorre alla formazione del reddito imponibile
Le spese di alloggio sostenute dal tecnico saranno a carico dell’azienda e non concorreranno alla formazione del suo reddito.
Checklist operativa per aziende e lavoratori
Come prepararsi alle nuove regole (checklist pratica):
- ✅ Redigere una policy aziendale aggiornata
- ✅ Vietare i rimborsi in contanti (salvo trasporto pubblico)
- ✅ Fornire strumenti tracciabili ai dipendenti (carte aziendali, app)
- ✅ Richiedere documentazione che attesti il pagamento tracciato
- ✅ Formare il personale sulle nuove disposizioni
FAQ e considerazioni finali
- Cosa si intende per trasferta?
La trasferta è lo spostamento temporaneo del lavoratore in un luogo diverso dalla sua sede abituale di lavoro per svolgere la propria attività lavorativa. - Cosa succede se un lavoratore effettua spese in trasferta e non le documenta o non le paga con metodi di pagamento tracciabile?
Dal 1° gennaio 2025, tutte le spese di trasferta sostenute da dipendenti, collaboratori, soci
e amministratori dovranno essere effettuate attraverso strumenti tracciabili (bonifici, carte di
credito, bancomat, telepass).
Nel caso in cui vengano rimborsate spese di trasferta che sono state effettuate con metodi di pagamento non tracciabili:
– l’azienda non potrà portare in deduzione tali spese
– il lavoratore subirà l’assoggettamento a imposizione fiscale e contributiva dei rimborsi ricevuti. - Qual è la differenza tra trasferta all’interno del comune e fuori dal territorio comunale?
La differenza principale riguarda il trattamento fiscale e contributivo delle indennità e dei rimborsi spese. Per le trasferte all’interno del comune, indennità e rimborsi concorrono sempre a formare il reddito del lavoratore, tranne le spese di trasporto documentate. Per le trasferte fuori dal comune, invece, sono previste esenzioni fiscali e contributive entro determinati limiti. - Quali sono i tre metodi di rimborso spese per le trasferte?
I tre metodi di rimborso spese per le trasferte sono:
– Metodo analitico: rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate dal lavoratore.
– Rimborso forfettario: corresponsione di una somma fissa predeterminata per ogni giorno di trasferta.
– Rimborso misto: combinazione di un’indennità di trasferta fissa e un rimborso analitico delle spese di vitto e/o alloggio. - Quali spese sono esenti da tassazione e contribuzione nel rimborso analitico?
Nel rimborso analitico, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, se adeguatamente documentate, sono completamente esenti da tassazione e contribuzione. Per le altre spese documentate, esiste un limite di esenzione di 15,49 euro al giorno per le trasferte in Italia e di 25,82 euro al giorno per le trasferte all’estero. - Come funziona il trattamento fiscale del rimborso forfettario?
Nel rimborso forfettario, gli importi godono di esenzioni fiscali e contributive entro determinati limiti: 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e 77,47 euro al giorno per le trasferte all’estero. Gli importi eccedenti questi limiti concorrono a formare il reddito imponibile del dipendente. - Cosa succede ai limiti di esenzione nel caso di rimborso misto?
Quando si applica il rimborso misto, i limiti di esenzione giornaliera da tasse e contributi sono ridotti. Se viene rimborsata analiticamente solo una delle due spese (vitto o alloggio), il limite è ridotto di un terzo. Se vengono rimborsate analiticamente entrambe le spese, il limite è ridotto di due terzi. - Qual è il trattamento fiscale dell’indennità percepita dai lavoratori trasfertisti?
Per i lavoratori trasfertisti, solo il 50% dell’indennità di trasferta fissa concorre alla formazione del reddito imponibile. Questo significa che metà dell’indennità è esente da tassazione, mentre l’altra metà è soggetta a imposizione fiscale come reddito da lavoro dipendente
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Il presente articolo è stato deliberatamente redatto con un linguaggio semplice a scopo divulgativo e senza la pretesa di esaurire l’argomento trattato.
Autore dell’articolo – Marco Campesato: esperto di diritto del lavoro e della previdenza sociale di Studio Campesato – Consulente del lavoro a Vicenza
